Mendistribusikan surat or dokumen

A. DISTRIBUSI SURAT 

Salah satu proses penanganan yang tidak kalah penting adalah mendistribusikan surat. Baik surat masuk maupun keluar yang dikirimkan, sangat memerlukan penanganan yang baik slaam pendistriubusiannya. Jangan sampai dokumen yang diterima atau dikirimkan salah tujuan atau orang. Jika dokumen/surat salah sasaran, bia terjadi hal – hal yang tidak diinginkan. Misalnya surat akan diambil atau dibaca oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Tentu hal ini dapat menyebabkan informasi dalam surat tersebut hilang. Begitu juga dengan surat rahasia, sangnat berbahaya apabila dibaca oleh orang yang berkepentingan.

Untuk menghindari hal – hal yang tidak di inginkan dalam penanganan surat, perlu adanya antisipasi. Beberapa hala yang harus diperhatikan dalam pendistribusian surat, antara lain sbb :

1. Pastikan surat sudah terbaca dengan baik sehingga dapat diketahui mana surat biasa dan mana surat penting
2. Perhatikan dengan benar surat yang bersifat rahasia, jangan sampai terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan. Surat rahasia sebaiknya disampaikan oleh orang yang dituju
3. Pastikan masalah surat dengan baik, sehingga dapat dipastikan siapa pejabat yang paling berhak menangani surat/dokumen
4. Jika surat harus diedarkan oleh beberapa orang tentukan jumlah dan siapa saja yg di undang, untuk memastikan berapa banyak jumlah surat yang harus digandakan
5. Mintalah TTD kepada si penerima surat jika surat sudah disampaikan kepada pihak terkait. Dengan demikian dapat diketahui apakah surat sudah sampai kepada yang berkepentingan atau belum. Hal ini hanya dilakukan pada penanganan surat pola sentralisasi.
6. Untuk surat – surat yang sifanya mendesak untuk diketahui, seperti undangan rapat, segera sampaikan kepada yang berkepentingan

Jangan lupa untuk mengarsipkan surat/dokumen

1. Buku ekspedisi atau tanda terima surat harus disimpan dengan baik
2. Jika surat akan disampaikan kepada unit kerja, sebisa mungkin surat tersebut diterima oleh staf administrasi kantor/sekretaris di unit kerja tersebut.

                Walaupun terlihat sepele hal ini bisa menjadi besar jika terjadi kesalahan dalam pendsitribusian surat.

Berikut ini beberapa hal yang dapat terjadi jika kita salah dalam pendistribusian surat :

1. Surat tidak bisa sampai kepada pihak yang berkepentingan
2. Surat dapat hilang, sehingga informasi yang ada disurat juga bisa hilang
3. Dapat menimbulkan kerugian pada organisasi/perusahaan jika diterima oleh orang yang tidak bertanggung jawab
4. Proses penanganan surat menjadi lebih lama
5. Tidak etis jika dibaca oleh orang lain. Khususnya untuk surat yang bersifat personal/pribadi
   
   

               Salah satu cara yang sapat dilakukan untuk mencegah hal – hal diatas yaitu dengan mengadministrasi atau mencatat proses pendistribusian surat mengunakan buku penyampaian surat, atau lebih dikenal dengan buku ekspedis. Buku ekspedisi hanya digunakan pada penangganan surat pola sentralisasi ( instansi pemerintahan ). Dalam pencatatan desentralisasi ( perusahaan swasta ) pencatatan dilakukan dengan menggunakan lembaran atau formulir yang memang sudah dirancang atau disiapkan khusus untuk hal itu.

                Dalam penanganan surat yang menggunakan kartu kendali, buku ekspedis bahkan dapat diwakili kartu kendali. Dalam penanganan surat sistem kartu kendali, selain berfungsi sebagai pengendali surat, kartu kendali juga berfungsi sebagai buku ekspedisi.

                Dalam pendistribusian surat, diperlukan orang atau petugas yang jujur dan bertanggung jawab, cekata, dan dapat dipercaya. Karna membawa informasi yang sering kali bersifat penting dan rahasia. Walaupun saat ini proses pengiriman surat sudah bisa dilakukan dengan mengunakan teknologi cangih, seperti internet, tetap saja diperlukan petugas atau orang yang dpat menjaga dan menyampaikan informasi dengan tepat. Karna informasi yang ada di surat atau dokumen tertulis merupakan bukti yang sangat ontentik atau sangat kuat dibandingkan dengan bentuk komunikasi lain seperti, telepon dan SMS.

 

Pengiriman surat atau pendistribusian surat juga bisa dilakukan dengan beberapa cara yaitu :

             

1. Melaui kuris

Yaitu seorang pegawai yang ditugaskan untuk mengantar surat kepada alamat tujuan secara langsung. Saat menyerahkan surat kepada orang yg dituju, petugas kurir meminta tangan tanggan si penerima bahwa surat sudah disampaikan, untuk swasta pola desentralisasi, tanda tangan penerima surat dibubuhkan pada tanda penerima surat. Sendangkan pada kantor BUMN dan kantor pemerintah (sistem sentralisasi), menggunakan buku ekspedis ekstern 

     2.  Melalui pos

Surat diantarkan langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengna menempelkan tanda terima di bagian depan amplop surat, Tanda terima surat tersebut nantinya akan dikirim kembali ke perusahaan atau pihak pengirim. Cara ini digunakan perusahaan swasta dengan pola sedentralisasi. Sedangkan untuk BUMN dan kantor pemerintah yang menggunakan pola sentralisasi, buku ekspedisi ekstern digunakan untuk meminta cap pos setempat, untuk menandakan bahwa surat sudah dikirim melalui pos, jika surat hanya dimasukan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi bahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.

      3. Melalui perusahaan jasa pengiriman seperti DHL, Tiki dan Fedex

Pendistribusia surat ada 2 yaitu pendistribusian surat ekstern dan intern

B. PENCATANTAN PENDISTRIBUSIAN SURAT

                SURAT INTERN

Merupakan surat yang didistribusikan di dalam lingkungan perusahaan. Distribusi surat intern dilakukan oleh pegawa tata usaha atau petugas adminsitrasi dengan mengunakan buku ekspedisi intern. Sebagai bukti bahwa surat telah diterima oleh pihak yang dituju, caranya staf administrasi kantor mencatat surat yang akan didistribusikan pada buku ekspedisi intern, kemudian penerima surat membubuhkan paraf atau tanda tangan pada buku ekspedisi intern. Disribusi surat menggunakan nuku ekspedisi intern hanya dilakukan pada penganan surat pola sentralisasi sistim buku agenda dan pola gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Sedangkan penganan surat pola sentralisasi tidak mengunakan buku ekspedis intern, surat didistribusikan secara langsung kepada pihak yang dituju oleh staf adminstrasi kantor atau sekretaris di setiap unit kerja.

                SURAT EKSTERN              

Merupakan surat yang didistribusikan ke luar lingkuangan perusahaan. Jika alamat surat yang akan dikirimkan dekat dengan kantor, atau surat tersebut bersifat rahasia. Sebaikanya dikirim melalui kurir karena surat dapat sampai dengan segera, jika alamat surat yang akan dikirimkan jauh dengan kantor, lebih baik surat dikirimkan melalui jasa pos atau perusahaan jasa pengiriman.

Ada beberapa cara hal yang dapat dijadikan pertimbangan dalam menentukan cara pendistribusian surat ekstern, antara lain :

1. Ada atau tidaknya kurir
2. Jarak tempuh
3. Kecepatan waktu pengiriman
4. Sifat surat, rahasi atau tidak

          Surat ekstern didisribusikan dengan buku ekspesisi ekstern. Caranya surat yang akan dikirim dicatat pada buku ekspedisi ekstern, kemudian pihak jasa pos atau perusahaan jasa pengiriman membubuhkan stempel pada kolom yang tersedia di buku ekspedisi ekstern.

C JENIS – JENIS JASA PENGIRIMAN

                Perusahaan dapat menggunakan jasa pengiriman jika alamt tujuan pengiriman surat atau dokumen yang dituju cukup jauh. Hal yang perlu dipertimbangkan dalam menggunakan jasa pengiriman, antara lain sbb: 

1.       jenis jasa

jasa pengiriman dokumen terdiri dari beberapa jenis, yaitu :

a.       PT Pos Indonesia

PT Pos Indonesia memiliki jaringan yang tersebar hingga kepelosok indonesia, selain itu. Tarif yang dikenakan pun relatif murah.

b.      Perusahaan kuris nasional

Diantaranya seperti TIKI, ESL, PCP dan padnu logistik. Perusahaan ini biasanya sudah mampu menjangkau ke pelosok wilayah indonesia, namun tarif pengiriman dokumen dan barang yang dikenakan relatif lebih mahal jika dibandingkan dengan pengiriman melalui PT Pos Indonesia.

c.       Maskapai penerbangan

Maskapai penerbangan kargo merupakan maskapai penerbangan yang ditujukan khusus untuk melayani angkutan kargo, namun maskapai penerbangan kargo juga dapat berasal dari beberapa maskapai penerbangan  yang memiliki divisi sendiri untuk melakukan jasa pengiriman kargo, contoh dari maskapai penerbangan kargo, seperti DHL, UPS, dan Fedex. Maskapai penerbangan kargo biasanya digunakan untuk pengiriman barang yang cukup jauh dan jumlahnya cukup banyak, selain relatif murah, waktu penyampaian lebih cepat

      2. Produk layanan
                 Jika surat yang akan dikirimkan bersifat penting. Dan perlu untuk segera disampaikan, perusahaan dapat menggunakan jasa kurir atau layanan surat kilat khusu dari PT Pos Indonesia.

Beberapa produk layanan jasa pengiriman surat/dokumen PT Pos Indonesia adalah sbb :

1. Surat pos biasa (standar)
2. Surat pos kilat
3. Pos ekspres
4. Surat pos tercatat
5. Surat pos kilat

Perusahaan jasa pengiriman tidak hanya mampu mengirimkan surat atau dokumen dan barang saja, namun ia juga memiliki produk layanan lain seperti jasa pengiriman uang,